Obligatiile administratorilor magazinelor online din punct de vedere al legislatiei mediului

Obligatiile administratorilor magazinelor online din punct de vedere al legislatiei mediului

Legislatia dedicata mediului este foarte vasta, un antreprenor fiind obligat sa stie foarte multe in acest domeniu. Foarte interesant este faptul ca si cei care doar comercializeaza anumite produse trebuie sa respecte anumite prevederi legale, sa raporteze la Fondul pentru mediu si cateodata, sa se inregistreze in anumite Registre oficiale.

De foarte multe ori sunt intrebata de catre clientii mei ce obligatii legale au? Mai ales pentru cei care sunt la inceput de drum este important sa stie care sunt primii pasi ce trebuie facuti pentru a respecta legile si a se feri de amenzi – Av Elena Grecu

Am discutat cu doamna Georgiana Voinea, expert in servicii de mediu si fondator al societatii Geoffan Expert Consult despre aceste obligatii.

Avand in vedere faptul ca cei mai multi antreprenori din comert cred ca nu au nicio obligatie (foarte putini fiind constienti despre ce au de facut), am ales ca intrebarile sa se refere la acest segment.

Georgiana, poti te rog sa ne indici ce obligatii au proprietarii de magazine online prin prisma legislatiei de mediu? Magazinele online sunt considerate producatori in legislatia mediului? De ce?

In conformitate cu prevederile legislative, producator este persoana juridica ce introduce pe piata nationala un produs (face disponibil, pentru prima oara, un produs pe piata nationala). Cu alte cuvinte, furnizeaza un produs pentru distribuire, consum sau utilizare pe piata nationala in cadrul unei activitati comerciale, in schimbul unei plati sau gratuit.Concret, este considerat producator orice persoana juridica ce introduce pe teritoriul national produse care provin din importuri, achizitii intracomunitare sau din productie proprie.

Prin urmare, persoana juridica responsabila cu fabricarea/importul/ achizitionarea de pe teritoriul UE de produse pe care le comercializeaza online (si nu numai) este considerata producator si trebuie sa indeplineasca anumite obligatii conform raspunderii extinse a producatorilor.

Ce inseamna responsabilitate extinsa a producatorilor in cazul magazinelor online ? Responsabilitatea extinsa a producatorului (EPR) este un instrument de gestionare eficienta a resurselor si reprezinta o politica de mediu in care responsabilitatea producatorului unui produs este extinsa pana la stadiul post consum al ciclului de viata al unui produs.Astfel, proprietarii de afaceri e-commerce, indiferent de metoda de vanzare aleasa (magazin online traditional, marketplace, dropshipping) sunt considerati producatori si poarta raspunderea atat pentru ambalajele produselor cat si pentru gestionarea deseurilor acestor produse atunci cand acestea sunt reglementate special.

Ce obligatii au importatorii de bunuri din China/ Turcia pentru produsele puse pe piata nationala? Care sunt raportarile de mediu si cand trebuie facute?

Importatorii de bunuri au obligatii pe doua directii, delimitate clar de legislatia in vigoare si anume: generatori de deseuri si producatori (importatori).Ca generatori de deseuri, au obligatii pentru deseurile generate din activitatile pe care le desfasoara la sediul social si/sau la punctul de lucru: activitati de birou, activitati de depozitare si manipulare a produselor, activitati de ambalare/ reambalare in vederea livrarii, etc..

Prin urmare, acestia trebuie sa asigure gestiunea deseurilor generate din activitate, care presupune urmatoarele:

• incadrarea fiecarui tip de deseu generat din propria activitate;
• clasificarea si codificarea deseurilor;
• colectarea separata a deseurilor generate;
• respectarea ierarhiei deseurilor: prevenirea- pregatirea pentru reutilizare – reciclarea – alte operatiuni de valorificare (de exemplu, valorificarea energetica) – eliminarea;
• intocmirea evidentei cronologice a gestiunii deseurilor pentru fiecare tip de deseu (cantitatea, natura si originea deseurilor, a destinatiei, a frecventei colectarii, a mijlocului de transport si a metodei de tratare, respectiv operatiunii de valorificare sau eliminare a deseurilor);
• gestionarea corespunzatoare a deseurilor reglementate prin acte normative speciale: uleiurile uzate, bateriile si acumulatorii uzati, deseurile de echipamente electrice si electronice, deseurile periculoase, deseurile de anvelope etc.;
• incheierea contractelor de preluare a deseurilor numai cu colectori/valorificatori autorizati din punct de vedere al protectiei mediului (acestia pot fi gasiti pe site-ul Ministerului Economiei si Comertului);
• predarea deseurilor in baza contractelor incheiate cu colectori autorizati din punct de vedere al protectiei mediului;
• respectarea legislatiei privind transportul deseurilor pe teritoriul Romaniei. La fiecare predare a deseurilor (exceptie deseurile menajere) vor fi intocmite documente de transport (formular incarcare- descarcare pentru deseurile nepericuloase -Anexa 3 din HG 1061/2008, formular de expeditie transport pentru deseurile periculoase in cantitate mai mica de 1 tona/ an – Anexa 2 din HG 1061/2008);
• raportarea datelor privind gestionarea deseurilor catre autoritatea teritoriala pentru protectia mediului, pana la 31 martie a anului urmator celui de raportare, atat pe suport hartie, cat si electronic (in S.I.M.- Sistemul Integrat de Mediu);
• pastrarea evidentei gestiunii deseurilor cel putin 3 ani;

Pentru a stabili obligatiile ca producatori (importatori), este important sa stim daca produsele importate sunt reglementate prin acte normative speciale (echipamente electrice si electronice, baterii si acumulatori, anvelope, uleiuri, substante periculoase pentru mediu).

Pentru o mai buna exemplificare a obligatiilor producatorilor, voi presupune ca produsele importate si comercializate online (platforma proprie de e-commerce / marketplace /dropshipping) sunt produse de echipamente electrice si electronice, iar unele dintre ele au incorporate baterii sau acumulatori.

In acest caz, obligatiile producatorului vor fi pentru:

• ambalajele produselor importate (inclusiv cele folosite pentru livrare- dupa caz);
• echipamentele electrice/ electronice importate;
• bateriile si acumulatorii incorporati in echipamente (sau achizitionate separat).

Sa le luam pe rand.

1. In conformitate cu principiul responsabilitatii extinse a producatorului, producatorii/ importatorii de produse ambalate au, in principal, urmatoarele obligatii:

• sa identifice toate tipurile de ambalaje ale produselor, pe tip de material ( carton, plastic, metal, sticla, lemn) si pe categorii (primar, secundar, tertiar);
• sa tina evidenta lunara a ambalajelor: cantitati de ambalaje, pe material si pe categorie;
• sa calculeze lunar cantitatile de ambalaje introduse pe teritoriul national pe baza informatiilor cuprinse in documente: facturi si anexele la acestea, avize de insotire a marfii, documente de transport, documente vamale, fise tehnice ale produselor, documente de cantarire actualizate anual sau ori de cate ori se modifica greutatea acestora, inclusiv alte documente relevante. Observatie: se vor lua in calcul si ambalajele achizitionate de la furnizori romani folosite la ambalare/reambalare in vederea livrarii.
• sa intocmeasca si sa transmita lunar, pana pe data de 25 a lunii curente pentru luna precedenta, catre Administratia Fondului pentru Mediu, Declaratia pentru contributiile datorate;
• sa indeplineasca obiectivele anuale de valorificare pentru ambalajele puse pe piata nationala – obiectivul global de valorificare sau incinerare in instalatii de incinerare cu recuperare de energie fiind de 60 % din cantitatea totala de ambalaje. Obiectivele anuale de valorificare pot fi indeplinite individual sau prin intermediul organizatiilor care implementeaza obligatiile privind raspunderea extinsa a producatorului ( OIREP – foste OTR-uri)
• in cazul in care nu este indeplinit obiectivul anual de valorificare, producatorul/ importatorul va trebui sa achite, pana la data de 25 ianuarie anul curent pentru anul precedent, o contributie de 2 lei/kg pentru diferenta dintre cantitatile de deseuri de ambalaje corespunzatoare obiectivelor minime de valorificare si cantitatile de deseuri de ambalaje incredintate spre valorificare;

1. In conformitate cu principiul responsabilitatii extinse a producatorului, producatorii/ importatorii de echipamente electrice si electronice au urmatoarele obligatii:

• sa se inregistreze in Registrul National al Producatorilor de Echipamente Electrice si Electronice gestionat de catre Agentia Nationala pentru Protectia Mediului, pentru a putea introduce pe piata nationala produsele care sunt echipamente electrice si electronice (EEE);
• sa comunice numarul de inregistrare emis de catre Agentia Nationala pentru Protectia Mediului tuturor retelelor comerciale prin care sunt vandute EEE;
• sa organizeze si sa exploateze sisteme individuale sau colective de preluare a deseurilor de echipamente electrice si electronice (DEEE) provenite de la gospodarii particulare, cu obligatia preluarii tuturor DEEE rezultate de la EEE introduse pe piata;
• sa asigure preluarea tuturor DEEE provenite de la gospodariile particulare colectate separat (producatorii sau organizatiile colective care actioneaza in numele acestora);
• sa realizeze ratele minime de colectare de cel putin 45% pentru perioada 2017 – 2020 si 65% pentru anul 2021, calculate ca raport procentual intre masa totala a DEEE colectate in anul respectiv si masa medie a cantitatii totale de EEE introduse pe piata in cei trei ani precedenti
• sa transmita catre ANPM informatiile privind DEEE colectate separat (producatorii sau organizatiile colective care actioneaza in numele acestora);
• sa asigure finantarea colectarii, tratarii, valorificarii si eliminarii in conditii de protectie a mediului a DEEE provenite de la gospodariile particulare (cost cunoscut sub denumirea de timbru verde);
• sa informeze cumparatorii, in momentul vanzarii de EEE, cu privire la costurile colectarii, tratarii si eliminarii in conditii de protectie a mediului, prin evidentierea separata a acestor costuri (pe factura, online, la raft, in catalogul de produse, in brosura magazinului, lista catre distribuitori, etc.);
• sa opteze pentru indeplinirea obligatiilor fie in mod individual, fie prin intermediul organizatiilor colective;
• sa stabileasca lunar cantitatile introduse pe piata nationala pentru care exista obligatia de a declara pentru fiecare categorie de EEE;
• sa raporteze lunar catre AFM cantitatile de EEE puse pe piata si cantitatile DEEE colectate, pana pe data de 25 a lunii curente pentru luna precedenta;
• sa declare si sa plateasca anual, pana la data de 25 a lunii ianuarie a anului urmator celui in care s-a desfasurat activitatea, suma datorata (potrivit Ordonantei de urgenta a Guvernului 196/2005) pentru diferenta dintre cantitatile de deseuri de EEE corespunzatoare ratelor anuale minime de colectare (calculate potrivit Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 5/2015) si cantitatile de deseuri de EEE efectiv colectate. Contributia se plateste numai in cazul neindeplinirii ratelor anuale minime de colectare a deseurilor de EEE corespunzatoare cantitatilor de EEE introduse pe piata nationala pentru care nu s-a predat responsabilitatea unor operatori economici autorizati sau care nu au fost declarate in cadrul unor contracte de preluare de responsabilitate.

2. In conformitate cu principiul responsabilitatii extinse a producatorului, producatorii/ importatorii de baterii si acumulatori (inclusiv cele incorporate in echipamente) au urmatoarele obligatii:

• sa se inregistreze in Registrul National al Producatorilor de Baterii si Acumulatori gestionat de catre Agentia Nationala pentru Protectia Mediului, pentru a putea introduce pe piata nationala baterii si acumulatori (B&A);
• sa comunice numarul de inregistrare emis de catre Agentia Nationala pentru Protectia Mediului tuturor retelelor comerciale prin care sunt vandute B&A;
• sa realizeze ratele minime de colectare pentru deseurile de baterii, individual sau prin transferarea responsabilitatilor catre o organizatie colectiva autorizata de catre Ministerul Mediului;
• sa finanteze costurile de colectare, tratare si reciclare a bateriilor uzate in conformitate cu prevederile legislative;
• sa informeze consumatorii despre efectele nocive ale gestionarii necorespunzatoare a bateriilor si acumulatorilor uzati asupra mediului inconjurator si sanatatii umane si sistemele de colectare si reciclare disponibile;
• sa eticheteze bateriile sau ambalajele cu semnul pubela taiata pentru a indica obligatia de colectare separata;
• sa stabileasca lunar cantitatile de baterii si acumulatori portabili introduse pe piata nationala pentru care exista obligatia de a declara;
• sa declare lunar catre Administratia Fondului pentru Mediu, pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care s-a desfasurat activitatea, cantitatea de baterii si acumulatori portabili introdusa pe piata nationala pentru care exista obligatia de a declara (cele din categoriile 1 si 2);
• sa declare si sa plateasca anual, pana la data de 25 a lunii ianuarie a anului urmator celui in care s-a desfasurat activitatea, suma datorata potrivit Ordonantei de urgenta a Guvernului 196/2005. Se plateste numai in cazul neindeplinirii obligatiilor anuale de colectare a deseurilor de baterii si acumulatori portabili corespunzatoare cantitatilor de baterii si acumulatori portabili introduse pe piata nationala pentru care nu s-a predat responsabilitatea unor operatori economici autorizati sau care nu au fost declarate in cadrul unor contracte de preluare de responsabilitate.

Obligatiile pe care le au societatile care importa produse nu se limiteaza la cele de mai sus. Spre exemplu, obligatiile de declarare si de plata catre Fondul pentru Mediu sunt mult mai numeroase.

Urmareste emsiunea Atelier Juridic cu Georgiana Voinea | Geoffan Expert Consult

Care sunt autoritatile care vin in control? Ce documente se solicita in cazul magazinelor online?

Una dintre autoritatile care poate veni in control este Administratia Fondului pentru Mediu (AFM), care desfasoara inspectii fiscale si controale inopinate la contribuabilii la Fondul pentru mediu.

Controlul efectuat de catre inspectorii AFM vizeaza ultimii 5 ani incheiati fiscal si se desfasoara in conformitate cu Codul de procedura fiscala. In cadrul acestor controale se verifica legalitatea si conformitatea declaratiilor fiscale, exactitatea indeplinirii obligatiilor la Fondul pentru mediu, in legatura cu stabilirea bazelor de impozitare/bazelor de calcul si a obligatiilor fiscale principale datorate la Fondul pentru mediu pe perioada de control. Se verifica, de asemenea, respectarea prevederilor legislatiei fiscale si contabile.

Prin urmare, sunt solicitate toate documentele financiar- contabile si extracontabile din perioada supusa controlului, cum ar fi:

• registrele contabile si jurnalele obligatorii;
• documentele aferente achizitiilor intra sau extracomunitare;
• evidentele si modul de calcul al contributiilor si taxelor datorate la Fondul pentru mediu
• contractele incheiate cu organizatii care asigura indeplinirea raspunderii extinse a producatorilor;
• documentele care dovedesc indeplinirea obiectivelor anuale.

De mentionat ca pe parcursul desfasurarii inspectiei fiscale, firmele au dreptul de a beneficia de asistenta de specialitate si/sau juridica. De asemenea, au posibilitatea de a solicita, o singura data, amanarea datei de incepere a inspectiei fiscale pentru motive justificate.

Un studiu realizat pe aceasta tema a aratat care sunt principalele constatari in urma acestor controale:

• lipsa declararii catre AFM sau declararea partiala a obligatiilor (spre exemplu, erau declarate ambalajele, dar nu erau declarate si cantitatile de echipamente electrice puse pe piata nationala);
• declararea partiala a ambalajelor aferente bunurilor introduse pe piata nationala (erau declarate in principal ambalajele de transport – paletii, dar nu si ambalajele primare ale produselor);
• calculul eronat al cantitatilor declarate lunar;
• lipsa documentelor de trasabilitate, in totalitate sau partial, in cazul indeplinirii obiectivelor de reciclare/valorificare a ambalajelor si a deseurilor de ambalaje in mod individual.

Controalele AFM se finalizeaza, de cele mai multe ori, cu amenzi pentru nedepunerea in termen a declaratiilor si cu obligatii de plata suplimentare la care se calculeaza dobanzi si penalitati de intarziere (aceste obligatii vor acoperi perioada de 5 ani supusa controlului).

O alta institutie care poate veni in control este Garda de Mediu care verifica, atat indeplinirea obligatiilor ca generator de deseuri (in cazul in care se desfasoara activitate la sediul social sau punctul de lucru), cat si indeplinirea obligatiilor in calitate de producator/ importator ( pentru toate produsele introduse pe teritoriul national direct de catre acesta). In functie de specificul si amploarea activitatii, comisarii Garzii de Mediu pot solicita urmatoarele documente:

• acte de reglementare (aviz/acord/ autorizatie mediu, acord de preluare a apelor uzate, autorizatie de gospodarire a apelor, etc.)
• act detinere spatiu si contracte de asigurare a utilitatilor;
• buletine de analiza pentru apa uzata evacuata conform actelor de reglementare;
• contracte de predare pentru toate tipurile de deseuri generate din activitate;
• documente de predare a deseurilor generate (formulare de incarcare- descarcare deseuri nepericuloase/ formulare de expeditie transport/ formular de aprobare transport- dupa caz);
• evidenta gestiunii deseurilor;
• evidenta substantelor si preparatelor periculoase utilizate si detinute de societate, precum si Notificarea depusa la ITM in acest sens;
• dovada raportarii anuale catre APM a evidentei gestiunii deseurilor conform Legii 211/2011;
• declaratiile lunare privind obligatiile avute catre Fondul pentru mediu si dovada transmiterii catre AFM;
• dovada indeplinirii obiectivului anual de valorificare pentru ambalajele puse pe piata nationala;
• dovada raportarii anuale catre APM a cantitatilor de ambalaje introduse pe teritoriul national si gestionate in mod individual ( netransferate in sistemul unor organizatii colective);
• contracte de preluare a responsabilitatii extinse a producatorului pentru ambalaje, echipamente electrice/electronice, baterii si acumulatori, anvelope- dupa caz;
• formularul de inregistrare in Registrul National al Producatorilor de Echipamente Electrice si Electronice;
• formularul de inregistrare in Registrul National al Producatorilor de Baterii si Acumulatori;
• decizie de numire al responsabilului de mediu si dovada atestarii.

La firmele cu activitate la sediul social/ punctul de lucru poate veni in control si Politia Locala (prin Directiile de Control) care are dreptul sa solicite aceleasi documente ca si Garda de Mediu.

Asadar, cum se pot pregati antreprenorii / firmele pentru un control?

Primul pas in pregatirea pentru controalele organelor abilitate este informarea.

Astfel, le recomand tuturor antreprenorilor sa se intereseze (de preferat inainte de a incepe activitatea) despre obligatiile care le revin pe linia protectiei mediului, intrucat acestea sunt numeroase, iar amenzile sunt foarte mari. Totodata, cunoscand aceste obligatii si mai ales implicatiile lor financiare, pot adopta decizii de business in cunostinta de cauza.

Referitor la proprietarii de afaceri care au ca obiect de activitate comertul online, majoritatea traiesc cu falsa impresie ca nu ei sunt raspunzatori pentru produsele, inclusiv ambalajele acestora, care ajung la consumatori si care, dupa consum devin deseuri pe teritoriul national. Asadar, acesti antreprenori trebuie sa fie constienti ca ei poarta responsabilitatea pentru toate bunurile introduse pe teritoriul national, indiferent de modelul de business ales (platforma proprie de e-commerce, marketplace, dropshipping).

Intrucat obligatiile de mediu sunt numeroase si necesita cunostinte temeinice, pentru identificarea corecta a acestora recomand antreprenorilor sa apeleze cu incredere la specialisti in domeniu. Un expert in domeniul mediului aliniaza interesele clientului cu obligatiile legale, iar rezultatul va fi unul favorabil atat pentru proprietarul de afacere, cat si pentru mediu.

Odata ce au fost identificate obligatiile, urmeaza implementarea si desfasurarea tuturor activitatilor care conduc la indeplinirea acestora. Din fericire, exista mai multe optiuni atunci cand vorbim de conformarea cu legislatia de mediu. Am constatat din experienta mea de lucru cu sute de beneficiari ca cea mai potrivita optiune pentru firmele mici este externalizarea, in timp ce pentru firmele mijlocii si mari, cea mai potrivita optiune o reprezinta angajatii proprii plus consultant/ expert de mediu extern.

Atelier Juridic cu Georgiana Voinea | Geoffan Expert Consult

Asadar, indiferent de varianta aleasa, important este ca firmele sa cunoasca si sa respecte legislatia de mediu, pentru a evita contraventiile/sanctiunile din domeniu.

Av. Elena Grecu (www.greculawyers.ro)
Expert mediu Georgiana Voinea (www.georgianavoinea.ro )

Autor: Constantin Paraschiv